圖文檔及知識管理系統 提升檔案工作效率促進資料共享復用
金慧圖文檔及知識管理系統, 主要為設計院、研究所等相關行業研發的一套專業的圖文檔案管理系統,該系統利用先進的檔案管理技術 和IT技術實現對設 計資料、圖文資料、標準規范以及圖書期刊的分類、歸檔(自動和手動)、查詢和檢索(多種查詢檢索方式)、借閱歸還、統計等管理功能。
金慧圖文檔產品主要為各公司解決以下核心問題
圖文檔管理員歸檔工作量大的問題

圖文檔庫中的檔案類型繁多,每一種檔案類型對應的電子檔案、紙質檔案數量更 是龐大。圖檔人員若需要手工對這些檔案進行逐條錄入歸檔,需要占用大量的工作時間。

日常管理無方向的問題

解決線下瀏覽、借閱、下載申請凌亂,以及日常管理中鑒定銷毀、各種數據統計無頭緒的問題。

資料集中管理的問題

企業的大量知識,分散保存在個人電腦內,甚至個人的頭腦中,公 司資料凌亂存放,需要時卻找不到, 找到又發現版本不統一,不知道以哪個為準。

資料集中共享的問題

技術團隊沒有積累,不斷重復,做“ 發明車輪” 工作,造成企業成本增加,或者機密技術文件,因為傳播不善,造成泄密。

市場部門做一份公司宣傳冊,到處找不到公司歷史或者現場活動的圖片。銷售部同事撰寫標書文件,沒有基礎可以參照, 從頭一字一句的寫, 完成后發現體系卻不符合要求。

資料復用傳遞的問題

關鍵員工離職,因為沒有詳細的知識備份,或者把相關資料帶走,公司業務、文檔、重要數據,客戶資源深受 影響,“ 骨干” 離職后,損失往往難以彌補。新員工入職,一時間無從下手,不知道閱讀學習哪些內容,很難熟悉公司進入狀態。

公司跨地域管理, 組織中的各個部門、辦事處或子公司在地理上分散,導致信息共享困難,協同辦公效率低下,總部已經發布的產品手冊,分公司還遲遲沒有獲取。

工作繁忙,人力資源部門難以組織成段時間培訓、建立學習型組織。

長期以來,執行師傅帶徒弟的培養方式“ 傳幫帶”,推廣范圍小,容易形成幫派,各部門均有專家成員,但業務經驗無法公開的共享。

產品特點
符合檔案管理標準

金慧圖文檔產品嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業標準、規章制度以及傳統的檔案管理模式。

多種歸檔方式,確保資源全面入庫

金慧圖文檔產品支持兩種收集歸檔方式:自動歸檔(通過智能流程實現)和手工歸 檔(檔案管理員手工實現)。自動歸檔的來源可以是綜合辦公、人力資源、項目管理等。

界面更加美觀、操作更加便捷

金慧圖文檔產品經過更新、迭代,不斷地在界面美觀性以及操作易用性上進行改革與 創新,不斷貼合檔案人員的操作習慣,真正使得檔案人員能夠通過我們的產品,進行準確、高效、愉快地工作。

強大的查詢檢索能力

支持多條件的復雜查詢以及全文檢索的功能,系統可以根據對查詢條件以及關鍵字的搜索,快速定位相關文檔。同時支持在線瀏覽功能。

較強的系統集成性

圖文檔系統中的歸檔數據可來源于其他業務系統,同時圖文檔中已歸檔的數據是其他業務系統知識信息的來源,其他業務系統也需要從圖文檔 系統中讀取數據。金慧圖文檔系統預留多種內外部接口,使得與其他業務系統的集成變得更加容易。

應用價值
提高效率,降低成本

圖文檔系統給檔案管理員帶來最明顯的價值就是提高了檔案管理的工作效率,降低了檔案管理部門的工作強度,這也是最直觀的。

在過去手工管理時,企業檔案管理部門所從事的所有工作,包括檔案收集、驗收、整編、檔案日常管理等較為具體瑣碎的工作,都必須通過手工操作來完成,工作效率較低且比較容易出問題。信息系統的介入,就會減少手工作業產生 的錄入、統計、查詢等方面的繁雜的計算工作,從而縮短了工作時間,提高了運作效率,降低了企業的人力成本。

便于知識共享與復用

圖文檔系統給企業其他員工帶來最明顯的價值就是為他們提供了一個企業 資料信息、知識信息共享的平臺。企業員工可以隨時、隨地方便地查找自己所需要的相關資料信息。

促進形成企業自己的知識庫體系

檔案管理員以及其他相關人員可以對企業已歸檔的數據加以分析、整理、編研,從而形成企業自己的知識庫體系,將成果更好的進行傳播和利用。

功能框架

金慧圖文檔產品,可管理設計檔案、文書檔案、會計檔案、技術檔案、實物檔案等各類企業常用檔案類型。

金慧圖文檔產品,符合檔案管理標準,對檔案管理生命周期中的每個階段都有一定的管理。其中包括:檔案收集、驗收、整編、查詢檢索、瀏覽、借閱、下載、鑒定銷毀、檔案管理和統計管理。

核心功能簡介 收集歸檔

金慧圖文檔產品支持兩種收集歸檔方式:自動歸檔(通過智能流程實現)和手工歸檔(檔案管理員手工實現)。將檔案收集歸檔即建立和 維護圖檔存儲的目錄結構,本系統通過編目模板實現高效的編目管理,提高管理人員的工作效率。

圖文檔自動歸檔功能實現將項目管理、協同設計、圖紙收集等系統中的數據與圖文檔系統自動對應、關聯,達到文檔自動收集功能。

查詢檢索

金慧圖文檔系統提供了比較強大的復雜查詢功能以及全文檢索功能,通過對檔案 建立多種關鍵字(項目、階段、類別等),實現檔案的快速搜索。同時支持檔案的在線瀏覽。

瀏覽、借閱、下載管理

所有企業員工均可以通過查詢檢索,找到自己需要的檔案文件,然后對其進行瀏覽、借閱、下載申請。所有 的申請流程均在網上直接流轉,申請流程通過后,企業員工可以在網上直接對申請的文件進行瀏覽或下載。

檔案管理

檔案管理的內容可包括檔案借閱登記、檔案續借/歸還管理、檔案催還、檔案鑒定銷毀管理、檔案編研、檔案檢查等等。

檔案日常管理將檔案部門日常的管理工作變得更加有序,檔案管理員可及時跟蹤、了解日常各方面工作的情況,并且可以對日常的檔案工作進行合理安排。

統計管理

統計管理可包含兩方面的統計內容:

對檔案管理部門內部工作的統計,例如:檔案收進情況統計、檔案編研情況統計等,統計數據可隨時反映一段時間內檔案部門內部的工作情況。 對檔案利用情況的統計,例如:檔案下載情況統計、檔案借閱情況統計等,檔案人員可對利用率高的檔案文件加以分析、整理、編研,從而促進企業形成自己的知識庫體系,將成果更好的進行傳播和利用。

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