中交上海航道勘察設計研究院有限公司(上海航道)是中國交通建設股份有限公司下屬企業--中交上海航道局有限公司的子公司。公司成立于1960年,1977年恢復建制。擁有水運行業、水利(城市防洪)、海洋(沿岸、離岸)設計甲級、施工總承包壹級、工程勘察綜合類甲級、水運工程材料檢測甲級與結構甲級增項、水運工程監理甲級、工程咨詢(港口河海工程、水利工程、水文地質、工程測量、巖土工程)甲級、工程造價咨詢甲級、工程咨詢(生態建設與環境工程)專業乙級、海域使用論證乙級、環境工程(水污染防治、污染修復)設計乙級等十余項資質。公司曾連續十年獲得“上海市優秀公司”榮譽稱號。

近十年來,公司累計完成各類設計、研究課題千余項,共獲國家、交通部、上海市及中國交通建設股份有限公司優秀成果獎百余項,其中國家優秀成果獎17項,交通部優秀成果獎37項,上海市及中交集團優秀成果獎53項。


1. 項目概況

上海航道自2010年起,經過在全國范圍內的多方必選,在全方位考察了咨詢、設計、開發、培訓以及服務方面后,最終選擇了在工程設計行業管理信息系統行業內已有十年豐富實施經驗的上海金慧軟件公司作為信息化長期戰略合作伙伴。自雙方合作起,上海金慧軟件公司已為上海航道建設了‘商務管理系統一期’、‘商務管理系統二期’的信息化建設工作,上海航道于2013年初選擇繼續與上海金慧軟件公司合作,開發圖檔管理系統。

上海航道圖檔管理系統項目歷程如下:

? 2013年5月初,與上海金慧軟件上海航道簽訂了圖檔管理系統的開發合同;

? 2013年5月至2013年7月,上海金慧軟件啟動了對上海航道圖檔管理系統需求的調研,調研對象包括檔案室、商務部、項目管理部等;

? 2013年7月至2013年12月,上海金慧公司根據需求設計完成系統功能開發,并于14年6月完成對檔案管理系統的反饋修改;

? 2014年6月至2014年12月,上海金慧公司對上海航道的圖檔管理系統進行推廣;

? 2015年1月,系統正式上線。

目前該圖檔管理系統運行情況良好,自2015年1月份正式運行開始,截止到2015年5月26日,已有106個項目的成果通過圖檔系統蓋章出院,其中包括2654份圖紙成果蓋章出院,206份word報告蓋章出院。圖檔系統不僅僅只是成果的收集,也包括項目資料的共享,目前圖檔系統里所有項目總共有6496個成果和資料(統計數據截止至2015年中旬)。

回顧上海航道能夠選擇金慧公司作為長期戰略合作伙伴,其主要原因可以總結為以下幾點:

? 金慧公司是值得信賴的合作伙伴

? 服務態度好,服務質量高

? 業務能力強,能夠提供合理化建議


2. 項目實現

隨著上海航道院承接的項目大量增加,在院內已經積累了大量的實物、圖紙、文檔資料等寶貴的知識財富,隨之而然,一些問題已暴露出來,主要體現在以下方面:

? 電子圖紙文件收集難:歸檔過程中電子圖紙文件存在丟失現象,大量的電子文件散落在各個設計人員的電腦里,文件安全難于得到保障。

? 安全性差:常因電腦中了病毒,硬盤損壞,人為疏忽,工程周期長造成文件保管不善而丟失。

? 資源流失:人員變動等因素導致資源流失,難于建立設計院資源庫。

? 圖紙歸檔效率低:歸檔工作量大,成本過高,版本容易混亂。

? 文檔架構:手工建立規范的分類保存目錄出錯率高。

? 數據錄入:需要錄入大量的歸檔信息,工作強度過大,成本高。

? 版本控制:保存版本非最終版,電子圖和底圖不對應,版本混亂。

? 圖紙利用效率低:信息閉塞,檢索信息少,查找、瀏覽、利用效率低。

? 文件安全:文件利用過程中缺乏有效的安全加密,資源的瀏覽傳輸得不到保證。

? 缺乏關聯:電子圖和實物缺乏關聯,圖紙利用效率低下。

? 圖紙電子化程度低。

基于這種情況,上海金慧軟件為上海航道開發的“圖檔管理系統”,能實現圖檔采集,并建立院級電子圖檔數據庫,改善圖檔管理的規范化程度,提高圖文檔案資料的利用率,全面提升圖文檔案的管理水平,使企業的知識財富充分得到利用和管理。

該系統主要是為檔案管理部門提供對全院各類設計檔案統一、綜合的管理,包括收集歸檔、整編、檔案利用以及相關的查詢統計功能。該系統分獨立客戶端和web端,獨立客戶端主要承擔成果的收集,web端主要提供成果的管理、檢索和利用。

成果收集

系統提供獨立的成果收集客戶端,該客戶端可分布在各項目人員的桌面上,項目人員把圖紙和報告等項目成果放入項目共享區,并對項目文件進行啟動電子簽名和申請用印,簽名過程中,系統會對成果生成條形碼。簽名和用印完成后,即可對圖紙和報告等項目成果進行歸檔。

成果收集客戶端可對圖紙文件以及其他類型文件進行成果的收集。

成果整編

所有歸檔的項目成果,都會歸集到上海航道圖檔系統web端,檔案室人員可以在web新建檔案層級目錄,將項目成果按照歸檔原則進行成果整編。

檔案借閱

公司員工可以通過圖檔管理系統web端,對已歸檔的圖檔文件進行查詢以及借閱申請,檔案管理員可以對申請借閱的流程以及借閱的情況進行管理。

檔案檢索

上海航道圖檔管理系統提供多種類型的檔案檢索功能,可以對各種檔案類型實現簡單的查詢、復雜條件的組合查詢以及對航道院的所有圖檔進行全文檢索,檢索的功能可到內容級別。對于檢索出的結果還支持圖檔的在線瀏覽。



3. 系統價值

1) 實現各項目圖檔全面收集

針對圖紙成果收集的CAD客戶端以及各類型成果收集的獨立客戶端,可分布在各設計人員的桌面上,通過獨立客戶端方式手動上傳文件,可避免出現“不裝CAD及插件就無法進行文件傳遞”的情況,以確保各項目圖檔全面收集,同時解決大量電子文件散落在各個設計人員的電腦里的問題。


2) 確保出圖文件與歸檔文件一一對應

系統在設計人員進行成果的電子簽名申請時,就給成果文件加上條形碼,完成后才在打印機上打印,即打印出的圖紙上都應有條形碼作為唯一識別標志;申請電子簽名和通過用印審批的圖檔文件自動轉入歸檔區,設計人員可對其進行歸檔,即歸檔文件與出圖文件條形碼保持一致。

已經過簽名的圖檔文件不允許修改,當設計人員對同一成果重新申請電子簽名后,系統也會重新為該成果文件升級條形碼,確保文件的一致性。


3) 圖檔成果批量歸檔,提高工作效率

在獨立客戶端收集成果時和web端檔案管理人員對成果進行整編時,系統均支持操作人員對成果的批量操作,并且支持批量拖拽;同時,系統可根據設計人員提交成果時填寫的成果屬性,自動提取所需屬性,對成果進行自動分類、歸檔,并且在成果歸檔時,其所有屬性都能自動帶出,保證了信息的一致性,也避免重復填寫相關信息的工作量,大大提高了歸檔工作量。


4) 全文檢索到內容級別,便于成果共享與復用

系統支持全文檢索功能,包括對Word、Excel、CAD文件內的文字進行檢索,系統提供靈活的、多條件的查詢功能,使用人員可以根據查詢條件及關鍵字快速搜索、快速定位所需圖檔文件。

同時系統支持縮略圖查看圖檔文件和在線瀏覽功能,便于成果共享與復用。