東風設計研究院有限公司(東風院)創立于1973年,是國家高新技術企業,現為多元化的股份制公司。2010年營業額23億,連續五次進入由美國《工程新聞記錄》(ENR) “中國承包商和工程設計企業雙60強排名榜”;在中國勘察設計協會中國工程咨詢協會聯合公布的2010年全國工程項目管理和工程總承包企業排名中,工程項目管理名列第32位,工程總承包名列第61位,全國工程勘察設計企業百強榜排名第76位。

東風院擁有國家頒發機械、建筑、工程總承包、工程咨詢、工程造價、工程勘察專業類、環境污染防治專項(廢水)、消防設施專項工程設計等甲級工程設計資格,1997年首批通過中設認證中心GB/T9001認證的設計單位,2002年4月取得GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000標準質量管理體系(換版)認證證書。2008年通過QHSE管理體系認

東風院擁有地質勘察、工程測量、機械加工、裝配、涂裝、沖壓、焊接、熱處理、鑄造、電鍍、機械化、工具機修、理化實驗、計量、工業爐窯、設備設計、物流技術、自動控制、計算機軟件、建筑、結構、給排水、暖通、熱能動力、電力、總圖、技術經濟、環境保護、環境評價等30多個專業。在建筑、涂裝設備、焊裝夾具等方面推行三維設,已實現了全公司計算機遠程聯網和辦公自動化,構筑了較完善、及時的信息、服務網絡。與國外著名工程技術公司廣泛合作,不斷拓展設計范圍和深度,多項技術在行業首次采用。


1. 項目概況

東風院早在2005年就和上海金慧軟件開展了綜合管理信息系統的建設工作,整個信息化的建設可分作四期:

一期,系統從2005年開始建設,建設內容有綜合辦公、人力資源、商務管理、設計項目管理、檔案管理。

二期,2006至2007年,建設內容為商務管理和設計項目管理功能修改補充與變更。

三期,2008年開始建設,建設財務接口,領導查詢的功能。

四期,整個信息化系統從2012年開始升級,建設內容是將前三期的信息化功能進行優化、翻新,并新增部分內容,截至2015年5月驗收質保期完成,系統實現了綜合辦公、人力資源、商務管理、設計管理、財務管理、工程管理、EPC管理、科技質量、檔案管理等在內的9大模塊。

到目前為止,系統使用良好,全院1500余人都使用該系統(統計數據截止至2015年中旬)。

? 系統中正常運行的設計項目有1097

? 系統中正常運行的EPC&PMC項目42

? 系統中錄入的合同數量5914

? 通過系統流轉的差旅報銷6037條,日常報銷4526,招待費報銷2868


2. 系統實現及價值

1) 綜合辦公方面

東風院綜合辦公管理系統包含的內容比較多也比較全面,其中有:公共信息、公共服務、設備管理(含設備登記、發放、調撥、報廢、租賃等)、用印管理、車輛管理、發文管理。

綜合辦公屬于東風院信息化系統的基礎性模塊,為東風院開啟信息化辦公奠定了基礎。綜合辦公能為東風院各層級人員帶來不同的功能價值,特別是為員工作業層提供了便捷的自動化辦公手段和環境,使員工能夠準確、高效,愉快地工作。綜合辦公具體的價值體現在:

? 為東風院建立了信息發布的平臺

在公司內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如公共信息、公共服務、企業門戶等,能夠使企業內部的信息在員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。

? 實現工作流程的自動化

變革了公司傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件等都使用電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

? 實現分布式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

? 節省企業的辦公費用支出

將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公。


2) 人力資源方面

東風院人力資源系統也同樣比較全面,管理內容有:員工信息管理、工資管理、社保管理、培訓管理、招聘管理及考勤管理。

人力資源作為東風院整個信息化系統的重要組成部分,是其他業務系統的基礎模塊,其它業務系統都構筑在人力資源系統基礎上,其他業務系統中關系到人員和部門的信息都來自該模塊。

東風院人力資源管理系統,將東風院以往人員信息比較混亂,很難了解到一個人的全貌信息,并且各方面的信息也不一致,發生變化時很難統一更新的諸多問題得到有效的解決。


3) 商務管理方面

東風院商務管理系統包含“客戶基本信息”、“項目立項管理”、“招投標管理”、“產品要求評審”、“經營合同管理”、“采購信息管理”、“采購合同管理”、“合同變更或終結管理”八個子功能模塊。

? 東風院商務管理系統,將客戶、合同信息有效進行管理和查詢,提高了經營人員的工作效率以及提高了經營信息的共享程度。

? 東風院商務管理系統,將合同的發票、實際到款以及付款進行了管理,清晰的梳理了各類型合同(經營、采購)和其對應票款的關系。

目前,東風院各類信息全部進入管理系統,多年積累的復雜信息得以梳理。計劃經營處的工作全部納入系統,系統成為重要的管理手段。


4) 設計項目方面

東風院項目管理系統對設計項目全過程進行管理,包括了項目信息、項目啟動、項目策劃(任務、費用、互提計劃等)、項目執行(成果提交、校審、互提、出圖等)、項目控制。

設計項目管理不僅僅為一線人員提供統一的項目級協同工作平臺,幫助作業層人員提高工作效率;同時也幫助企業管理者對項目的監控。

? 東風院設計項目管理系統的成功上線,幫助東風院提升了整個項目過程管理水平,促進項目過程管理規范化,流程與管理制度緊密結合,各項工作具有可追溯性。

? 東風院設計項目管理系統的成功上線,實現通過系統進行成果的校審、互提,出圖,使得各項校審問題都能在系統中留痕,輔助東風院提高了設計質量。

? 東風院設計項目管理系統的成功上線,提升了項目全面的監控能力。


5) 財務管理方面

? 實現利用系統進行各分公司及總公司間報銷審批的問題,系統可根據領導簽字審批完的表單,自動連續打印,實現了報銷過程的無紙化;

? 實現了與第三方財務軟件(用友)間的數據交互。


6) 圖文檔方面

對設計成品檔案,設計檔案維護、查詢檢索、檔案利用、檔案統計等管理功能的管理。

東風院圖文檔管理系統主要為公司解決了以下問題:

? 圖文檔管理員歸檔工作量大的問題

圖文檔庫中每一種檔案類型對應的電子檔案、紙質檔案數量龐大。圖檔人員若需要手工對這些檔案進行逐條錄入歸檔,需要占用大量的工作時間。

? 日常管理無方向的問題

解決線下瀏覽、借閱、下載申請凌亂,各種數據統計(下載統計、借閱統計等)無頭緒的問題。

? 資料集中管理、共享的問題

項目的大量成果,分散保存個人電腦,公司資料凌亂存放,需要時卻找不到, 找到又發現版本不統一,不知道以哪個為準。

圖文檔系統給企業員工帶來最明顯的價值就是為他們提供了一個企業項目資料信息共享的平臺。企業員工可以隨時、隨地方便的查找自己所需要的相關資料信息。


7) 科技質量方面

科技質量主要功能包括:管理體系文件、QHSE運行檢查、QHSE內部審核、有效文件、質量抽查、第三方質量審查、科研信息、技術資料等。

幫助企業實現規范化管理。


8) EPC項目管理方面

EPC項目管理主要功能包括:EPC任務書下達、項目策劃、項目執行、項目變更、項目完工管理、監控查詢、項目工資等。實現了對企業EPC項目的信息化管理。


9) 工程管理方面

工程管理包括“工程管理院”、“項目管理平臺”、“日常事務”、“工作審批”、“項目工資”、“監理管理平臺”六個子功能模塊。實現了對企業工程的信息化管理。


3. 建設過程體會


? 項目目標明確,重點突出:明確目標是管理系統建設的方向和航標,是取得成功的前提和基礎;同時重點突出也是管理系統建設非常重要的原則。前期一定需要重點突出,分清主次。

? 高層領導支持作用大:管理系統建設必然涉及到工作習慣的調整和變革,所以一定會帶來原有部門和人員對工作習慣改變的疑惑,處理好這些問題除了盡量保持原操作習慣的同時一定需要公司高層管理者的大力支持、參與、協調,需要一個強有力的項目組織。

? 項目溝通順暢:溝通方面,項目過程中一定與客戶溝通好系統上線后能解決那些問題,那些問題不能解決,讓客戶做到心中有數。

? 高質量的系統需求分析和高水平的解決方案是成功的關鍵